Cómo llevar tu libro de ingresos y gastos sin agobios

Por qué conviene llevar el libro al día

Los autónomos en estimación directa deben llevar libros registro de sus ingresos y gastos, y conservar los justificantes. Tener estos datos ordenados facilita calcular el resultado del trimestre, resolver dudas con tu gestoría y responder con rapidez ante cualquier requerimiento.

El método más fiable es sencillo: anota cada factura en cuanto la emites o la recibes, con su fecha, su número, la base, el tipo de IVA, la retención si la hay y su categoría. Dedicar diez minutos a la semana es mucho más llevadero que pasar una tarde entera buscando tickets a final de trimestre.

Ingresos, gastos y categorías

Clasificar bien tus facturas es lo que da sentido al resumen. Define pocas categorías y úsalas siempre igual. Si un gasto no encaja en ninguna, usa «Otros gastos» y explica el motivo en observaciones, en lugar de inventar una categoría nueva cada vez.

Recuerda que no todo gasto es deducible ni lo es al cien por cien. Para que un gasto cuente, suele exigirse que esté relacionado con tu actividad, que tenga justificante y que esté registrado. Si tienes dudas sobre un gasto concreto, como un vehículo, un teléfono o parte de la vivienda, pregunta a tu gestoría. Las reglas dependen de tu situación.

Cómo preparar el cierre de cada trimestre

Como orientación general, las declaraciones trimestrales se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre (primero, segundo y tercer trimestre), y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. Si domicilias el pago, el plazo suele terminar unos días antes. Los modelos y plazos que te afectan dependen de tu caso, así que compruébalos siempre en la web de la Agencia Tributaria o con tu gestoría.

Al cerrar el trimestre, comprueba que todas las facturas tienen fecha, categoría e IVA. Después consulta el resumen mensual y suma los tres meses de ingresos y de gastos. Resta los gastos a los ingresos para tener una idea del rendimiento. Para el IVA repercutido y el soportado, y para las retenciones, filtra el libro por las fechas del trimestre y suma las columnas «Cuota de IVA» e «Importe retenido» según sean ingresos o gastos. Estas cifras te sirven para preparar la información con tu gestoría o para consultar los datos oficiales.