¿Cómo hacer un inventario entradas y salidas en excel?

Guía práctica: cómo llevar el inventario de un pequeño negocio

Por qué controlar entradas y salidas

Sin un registro, el stock se gestiona «de memoria»: se compra de más lo que no se vende, se agota lo que más rota y el dinero queda parado en estanterías. Anotar cada entrada y cada salida permite saber qué hay, cuánto vale y qué hay que pedir.

No hace falta un sistema complejo para empezar. Basta con un código por producto, una cantidad mínima y la disciplina de anotar los movimientos con regularidad. Lo importante es que el hábito se mantenga.

Cómo fijar el stock mínimo

Una regla sencilla: stock mínimo = ventas medias por día × días que tarda el proveedor en servirte + un pequeño margen de seguridad. Si vendes unas 3 unidades al día y el pedido tarda 7 días, el mínimo ronda las 21 unidades, más un margen.

Revisa los mínimos con la temporada. Un producto de campaña necesita un mínimo más alto antes de que empiece, y más bajo cuando termina. Evita fijar mínimos muy altos en artículos caros o perecederos.

Recuentos y diferencias

Aunque lleves bien el registro, siempre habrá pequeñas diferencias: roturas, errores al servir, devoluciones mal anotadas. Un recuento físico periódico es la única forma de detectarlas.

Cuando lo contado no coincida con la hoja, no borres datos: registra un movimiento de «Ajuste de inventario» con la diferencia y el motivo. Así conservas el historial y puedes ver si el problema se repite en algún producto.

El valor del stock y el IVA

El valor de tu almacén se calcula normalmente multiplicando las unidades por el coste unitario sin IVA. El IVA soportado de tus compras se trata aparte en tu contabilidad, por lo que no debe sumarse al coste del producto.

Si el precio de compra de un mismo producto varía entre pedidos, decide un criterio y mantenlo (por ejemplo, el último coste pagado) y coméntalo con tu gestor para que sea coherente con tu contabilidad.