¿Cómo hacer un control de caja en excel?
Cómo llevar el control de caja diario en un pequeño negocio
Por qué conviene hacer el arqueo cada día
El arqueo consiste en contar el efectivo que hay en la caja y compararlo con el que debería haber según tus ventas y tus pagos del día. Hacerlo a diario permite detectar errores de cambio, cobros sin registrar o gastos que no se han anotado, cuando todavía es fácil recordar qué pasó.
Si lo dejas para fin de semana o fin de mes, un pequeño descuadre se mezcla con muchos movimientos y cuesta mucho más encontrar su origen. Un cierre breve de cinco minutos al final de la jornada suele ser más útil que una revisión larga a posteriori.
Anota siempre la diferencia, aunque sea de pocos euros, y escribe una observación. Con el tiempo, verás si los descuadres se repiten en ciertos turnos, días o personas, y podrás corregir el procedimiento.
Base imponible, IVA y total: cómo no liarse
La base imponible es el importe antes de impuestos. El IVA se calcula sobre esa base aplicando el tipo que corresponda y el total es la suma de ambos. En España existen varios tipos (general, reducido y superreducido) y cuál se aplica depende del producto o servicio.
En un comercio o un bar lo normal es conocer el total cobrado, que ya incluye el IVA. En esta plantilla anotas ese total y eliges el tipo: la hoja obtiene la base dividiendo entre 1 más el tipo. Por ejemplo, 121 € con IVA del 21 % corresponden a una base de 100 € y 21 € de IVA. Los gastos sin IVA, como nóminas, Seg. Social o tasas, se anotan con el tipo 0 %.
Si vendes productos con distintos tipos de IVA el mismo día, anota una fila por cada tipo. Así el IVA calculado será coherente con tus tickets. Y si tienes dudas sobre qué tipo corresponde a tu actividad, consúltalo con tu gestor: aquí solo se organiza la información.
Cierre mensual: qué revisar antes de pasar los datos a tu gestor
Antes de cerrar el mes, comprueba que todas las filas tienen fecha, categoría, forma de pago, total y tipo de IVA. Una fila sin categoría o con una fecha errónea hace que el movimiento no aparezca donde esperas en el resumen.
Revisa también que la suma de los ingresos por tarjeta coincide con lo que te informa tu banco o tu datáfono y que los pagos en efectivo de la caja están anotados. Marca como «Revisado» los movimientos que ya has contrastado con su ticket o factura.
Por último, mira el balance de ingresos menos gastos y el IVA repercutido y soportado del resumen, y compáralos con el mes anterior. Si una categoría ha subido de forma llamativa, como suministros o compras, merece la pena mirar el detalle. Guarda una copia del archivo del mes y entrega a tu gestoría la documentación que te pida.